データセンターサービス
事務局運営 エントリー事務局
各種の登録を受け付けるエントリー事務局を、当社が代行いたします。
例えば講習会やセミナーの受講、資格試験の受験、イベントやスポーツ大会の参加などの申込登録を受け付けます。
資料請求など、送付物の請求を受け付ける事務局も含みます。
ある期間だけの対応のほか、年間を通じての受付や、登録会員データベースを管理し会員組織を運営する業務まで、幅広くお請けすることができます。
トータルでも一部分の業務でもお引き受けいたしますので、お気軽にご相談ください。
エントリー事務局 作業事例
エントリー事務局 代行業務内容
- 申込登録受付
電話、FAX、郵便物、Webなど、複数の手段による申込登録をエントリー事務局にて受け付けます。
電話･FAXは専用番号を取得し、郵便物は弊社私書箱にて受け取ります。
Web申込フォームからの登録受付はSSL等によりセキュリティ対策を万全にし、登録受付後は自動配信により受付完了メールを送信します。
（関連サービス：事務局データベースシステム ）
- 電話、eメールによる問合せの対応
専用電話またはｅメールにて、受講･受験者、参加者などからの問合せにお答えいたします。
予め「Q&A」を用意し、教育を受けた弊社スタッフが応対します。電話の場合、受付時間外は録音メッセージを流して対応いたします。
- データ入力
エントリー事務局で受け付けた申込みのうち、郵便やFAXでの受付分はデータ入力を
行います。
- 請求書発行
申込み受付後、金額を明示（印字処理）した請求書や郵便払込票を対象者へ発送します。
団体に向けて、請求額を人数分まとめてご請求する処理もいたします。
- 入金確認
受講・受験料や参加費用の入金チェックも、エントリー事務局にて代行致します。
（郵便振替、銀行振込、コンビニ決済、カード決済など）
- データ処理
入力データ、WEB受付データを一元化し重複チェック等を行い、
受講・受験番号、ゼッケン番号などを発番します。
- 各種出力物の作成
必要に応じ参加者へ各種書類（受講票・受験票・参加証など）を出力して送付します。
また、会場別の参加者（受講者・受験者）リストを作成します。
- 会場への資材発送
各会場への資材発送作業も、エントリー事務局にて代行致します。
